به گزارش پایگاه خبری وزارت راه و شهرسازی(البرز)، مهدی آخوندی اظهارکرد: مکاتبات اداری یکی از مهم ترین ابراز انتقال اطلاعات برای اجرای وظایف سازمانی است که قسمت عمده آن به اسناد و مدارک با ارزش سازمان تبدیل می‌شود.

وی با تاکید بر اینکه رعایت اصولی مکاتبات اداری باعث گردش صحیح کار و افزایش کارایی سازمان می شود، افزود: برقراری ارتباط اداری سازمان با واحدهای داخلی و سایر سازمان‌ها از طریق تبادل اطلاعات وظیفه دبیرخانه سازمان یا اداره است.

این مسئول به وظایف دبیرخانه اشاره کرد و گفت: پشتیبانی اتوماسیون اداری، ستاد مرکزی، مکاتبات پستخانه، ثبت و صدور نامه‌ها، میز خدمت، بایگانی، ثبت و پست نامه‌ها و پروندها، تایپ امور اداری، تفکیک نامه های صادره، پاسخگویی به ارباب رجوع، تکثیر اداری، توزیع نامه‌ها از امور محوله کارکنان دبیرخانه است.

آخوندی تصریح کرد: درحال حاضر چهار نفر نیرو در دبیرخانه این اداره کل مشغول به فعالیت هستند که در طول سال اقدامات موثری برای پیشبرد اهداف سازمان انجام می‌دهند.

معاون توسعه مدیریت و منابع اداره‌کل راهداری البرز با اشاره به عملکرد پنج ماهه دبیرخانه این اداره‌کل افزود: از ابتدای سال تا پایان مردادماه سال جاری ۴۵۳ مورد تحویل نامه به شرکت پست، ۶۰ مورد تحویل نامه از طریق پیک به ادارات شهر کرج، ۵۰ مورد تحویل پرونده شرکت‌های کالا به همکاران، ۱۰ مورد تحویل پرونده شرکت‌های مسافر به همکاران انجام شده است.

آخوندی بیان کرد: همچنین در این بازه زمانی هشت هزار و ۴۹۷ نامه وارده، ۶ هزار و ۸۴۱ نامه صادره، ۹۵۰ نامه صادره به ستاد مرکزی، هزار و ۲۱۸ نامه مکاتبات دولتی(صادره)، ۱۱۱ مورد نامه شبکه سامد، ۷۱ مورد نامه ECE، توسط دبیرخانه این اداره‌کل و تعداد دو هزار و ۵۷۵ نامه وارده و هزارو ۶۸۱ نامه صادره توسط دبیرخانه‌های ادارات راهداری شهرستان‌های البرز ثبت، طبقه‌بندی و ارسال شده است.

وی اضافه کرد: تعداد نامه‌های ثبت شده در پنج ماه اول سال نسبت به مدت مشابه سال گذشته ۷۶ درصد افزایش، تعداد نامه‌های وارده، ۷۷ درصد افزایش و نامه‌های صادره ۷۶ درصد افزایش داشته است.

این مسئول در پایان یادآور شد: در این بازه زمانی بایگانی نامه و گزارش‌های ادارات نگه داری ابنیه راه‌ها(معاونت راهداری) مربوط به سال‌های قبل که بایگانی آن انجام نشده بود در دبیرخانه مرکزی به صورت بایگانی راکد انجام شد.