به گزارش پایگاه خبری وزارت راه و شهرسازی به نقل از سازمان ملی زمین و مسکن، نسرین كاظمی‌فرد رییس گروه بانک اطلاعات زمین سازمان با اشاره به اينكه اين طرح با دستور وزير راه و شهرسازی در حال انجام است افزود: در ادامه طرح هاي جمع آوري و پالايش اطلاعات در سيستم هاي اطلاعاتي مرتبط با سازمان ملي زمين و مسكن و مشخصا سامانه يكپارچه اراضي و مستغلات به پياده سازي فرايندهاي عملياتي سازمان رسيديم. از الزامات پياده سازي اين فرايندهاي عملياتي مكانيزاسيون گردش اسناد و مكاتبات بود كه طي آن گردش فيزيكي اسناد حذف و گردش الكترونيكي جايگزين آن خواهد شد.
رئیس گروه بانک اطلاعات زمین سازمان ملی زمین و مسکن با اشاره به اينكه به منظور حذف گردش فيزيكي پرونده ها بايد اسكن اسناد، به روز رساني پرونده‌ها و كامل بودن اطلاعات و محتويات پرونده‌ها را در طرحمان بررسي می‌كرديم، گفت: بعد از تهيه طرح و ابلاغ آن به ادارات كل و مشخص شدن هزينه‌های آن، در حال حاضر مشغول پایش برنامه هاي سال جاری برمبنای كاربرگ‌های كارشناسی شده هستيم. این مهم با توجه به وسعت عملیات و هزینه های بالای طرح و پیشگیری از هرگونه اتلاف هزینه و زمان یکی از مهم ترین گامهای اجرایی طرح می باشد.
وي اضافه كرد قدمت اسناد و مدارك مرتبط با سازمان ملي زمين و مسكن ، ادغام و تفكيك هاي ادارات زمین شهری، مسکن و راه و جابجايی هاي متعدد ساختمان هاي ادارات کل استانی، تفکیک ادارات و افزايش تعداد ادارات كل به ۳۵ اداره و از همه مهمتر نگاه غير تخصصي به شغل بايگان در سالهاي گذشته سبب ناهمگونی ساختار های بایگانی و طبقه بندی اسناد شده است که ضرورت استاندارد سازی و بازنگری در وضع موجود بعنوان پیش نیاز مکانیزاسیون را مشخص می‌کند، همچنین تجهیز و تقویت ایمنی فضاهای بایگانی نیز از اهم سرفصلهای اجرایی طرح است.
كاظمي فرد زير برنامه هاي طرح ساماندهي بايگانی‌های سازمان ملی زمين و مسكن را برنامه ساماندهی مراكز بايگانی، ساماندهی اسناد بايگانی، اسكن و آرشيو اسناد خواند و گفت: آخرين زيربرنامه و هدف نهايی ما در اين طرح مكانيزاسيون اسناد است به اين معنا كه گردش فيزيكی اسناد متوقف شود و كليه اسناد چه داخل سازمان و چه بين دستگاه‌ها تبديل به پرونده الكترونيكی شوند.
وي با اشاره به اينكه اين دور از جلسات در سطح مديريتي در جريان است اضافه كرد: دور بعدي جلسات در سطح كارشناسي خواهد بود تا بتوانيم اجرای طرح را در زمان مناسب به انجام برسانیم.
وي در پايان افزود: البته پيش از اين هم اسكن اسناد در سازمان ملي انجام مي شده است اما در اين طرح استانداردهای تازه‌ای برای آن تعريف شده است که امید است با اجرای آن گامهای بلندی در پیشگیری از جعل و سوء جریانات ناشی از دستکاری در اوراق و محتویات پرونده‌ها و یا از بین رفتن مستندات در اثر حوادث غیرمترقبه برداشته شود.
گفتنی است، طرح ساماندهی بایگانی های سازمان ملی زمین و مسکن با دستور وزیر راه و شهرسازی و تصویب هیات مدیره سازمان در اواخر سال ۱۳۹۸ جهت اجرا به ادارات کل استانی ابلاغ شده و با مسئولیت مهدی ابراهیمی معاون املاک و حقوقی و عضو هیات مدیره سازمان و همکاری سایر اعضای هیات مدیره تحت نظر مدیر عامل این سازمان در حال اجرای سراسری است.