به گزارش پایگاه خبری وزارت راه و شهرسازی (تهران)، سعید کیان وش سرپرست دبیرخانه کمیسیون ماده ۱۲ در این خصوص گفت:در ادامه طرح های جمع آوری و پالایش در سیستم های اطلاعاتی مرتبط با سازمان ملی زمین و مسکن و مشخصا سامانه یکپارچه اراضی و مستغلات به مرحله پیاده سازی فرایندهای عملیاتی رسیده ایم که از الزامات پیاده سازی این فرایندهای عملیاتی، مکانیزاسیون گردش اسناد و مکاتبات است که طی آن گردش فیزیکی اسناد حذف و گردش الکترونیکی جایگزین خواهد شد

کیان وش تصریح کرد: طرح ساماندهی بایگانی های سازمان ملی زمین و مسکن با دستور وزیر وقت راه و شهرسازی و تصویب هیات مدیره سازمان در اواخر سال ۱۳۹۸ جهت اجرا به ادارات کل استانی ابلاغ شده است و در اجرای این طرح و به منظور حذف گردش فيزيكي پرونده ها، مراحلی مرتبط با اسكن اسناد، بررسی نقشه ها، به روز رساني پرونده‌ها انجام شد و پس از بررسی  و تکمیل اطلاعات و محتويات پرونده‌های دبیرخانه کمیسیون ماده ۱۲ در سال ۱۴۰۰، از مجموع ۱۰۳۲ آراء صادره با مساحت ۷/۷ میلیون متر مربع در استان تهران، تعداد ۱۸۷ رای به مساحت ۱۴۸ هزار متر مربع موات و مساحت ۷۷۰۰ هزار متر مربع رای غیر موات با همت همکاران مشخص گردید تا با برنامه ریزی های بعمل آمده طی دو مرحله وارد کردن اطلاعات آرا در قسمت آرشیو و سپس اخذ کد Gis  و ثبت در سامانه سازمان ملی زمین و مسکن مراحل تکمیل آرشیو اطلاعات انجام شود. این مهم با توجه به وسعت عملیات و کار شبانه روزی همکاران اداره کل و همچنین صیانت و پیشگیری از هرگونه اتلاف هزینه و زمان یکی از مهم ترین گامهای اجرایی طرح مذکور توسط دبیرخانه کمیسیون ماده ۱۲ اداره کل راه و شهرسازی استان تهران بوده است.

وي اضافه كرد؛  قدمت اسناد و مدارك مرتبط با اداره کل راه و شهرسازی استان تهران  ، ادغام و تفكيك هاي ادارات زمین شهری،   مسکن و راه و جابجايی هاي متعدد ساختمان هاي ادارات کل استانی و از همه مهمتر نگاه غير تخصصي به شغل بايگان و دبیرخانه طی سالهاي گذشته سبب ناهمگونی ساختار های بایگانی و طبقه بندی اسناد شده است که ضرورت استاندارد سازی و بازنگری در وضع موجود بعنوان پیش نیاز مکانیزاسیون الکترونیک سازی را مشخص می‌کند، همچنین تجهیز و تقویت ایمنی فضاهای بایگانی نیز از اهم سرفصلهای اجرایی طرح است که در حال انجام مراحل بعدی آن هستیم.